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海運操作規程

1.1海運委托的確認

1.1.1客服代表接到客戶的具體服務需求意向后,將信息反饋給海運操作,由海運操作向相關供方詢價,再綜合各供方的價格及所提供服務標準后整理一個對外報價并交由客服

代表給客戶井填寫<詢、報價記錄單》>。

1.1.2客戶口頭確定委托后,客服代表將我司空白《海運委托書》>傳真給客戶,告知客戶填寫相關欄目核對無誤后簽名或加蓋公司章傳真給我司。

1.2處理海運委托

1.2.1海運操作員收到客戶回傳的《<海運委托書>后,填寫《訂艙單>>并傳真給相關供方,對于事先已確定船名/航次的要在<訂艙單>>上注明相應的航次和日期。如果供方沒有指定格式的《訂艙單>,就直接出具我司<海運委托書》

1.2.2安排提貨

a)對于內貿集裝箱的提貨服務,海運操作填寫《<派車單》>傳真給國內拖車行,并將拖車行反饋的提貨司機資料告知發貨人

b)對于中港車和海關監管車提貨服務,要提前填寫《派車單》>給相應的運輸公司,請其回傳司機資料含海關ID編碼、車牌號、司機姓名、司機手冊編號等給我司,我司收到資料后即反饋給發貨人或報關行安排貨物報關,報關、提貨同時進行。

1.2.3安排重柜回場

回場時,如果有隨貨文件交接,海運操作員在(<派車單》》上要詳細注明交接注意事項和文件名稱等。對于客戶自送貨,將承運人的訂艙確認書傳真給發貨人,由發貨人自己安排送貨進碼頭及自行安排報送

1.2.4出口貨物報關。客戶委托我司報關的,海運操作將客戶提供的報關資料轉交給報關行進行報關,并跟進報送的進度,確保在截送前放行。

1.2.5客服代表將此票委托相關信息錄入TPL系統,建立工作號。

1.3文件的整理

1.3.1向發貨人取得必要的貨物相關文件,如發票和裝箱單等

1.3.2根據客戶提供的貨物資料按照提單格式制作提單

1.3.3核對文件相關內容準確無誤后將提單內容傳真給發貨人確認。

1.3.4發貨人確認提單內容后,將提單內容提供給船公司或貨代,并與其核對提單內容,確保所提供的裝船信息與發貨人確認的提單內容一致

1.3.5船離開起運港后將裝船信息發送給目的地代理,通知代理準備接貨

1.4貨物跟蹤

海運操作員在預計貨到港前一日登陸船公司查詢系統,跟蹤查詢貨物具體在途情如有航班延誤等異常情況出現應及時與相應供方溝通采取相關措施進行補救并如實反饋給客戶。門到門貨物還要與目的地代理、辦事處溝通相關信息并在目的地完成派送服務后取得收貨人的簽收單。將貨物相關信息錄入TPL相應狀態欄,

以便部分客戶直接從網上查詢

1.5客戶的特殊要求

1.5.1修改海運提單:海運操作員在接到客戶書面確認更改海運提單的要求、更改具體內容和同意承擔相關費用后方可通知船公司改單并取得船公司的最終確認件提交給客戶。

1.5.2代買貨物保險:海運操作收到客戶<海運委托單》上注明要買保險的,要及時與客戶聯系取得貨物商業發票或合同。并將此貨物詳細資料提供給保險公司,確定保險標的物為投保范圍內物品后再進一步與供方聯系獲取貨物運輸資料如提單號,船名,航次等。登陸保險公司網站進行投保,經保險公司核保后出具正本保單

1.6結算

1.6.1與供方確認委托發生費用,請供方出具其帳單,送在貨到港前交由結算人員安排支付在供方確認款到帳后,要求供方通知其目的地放貨給我司指定的收貨人

1.6.2由結算員出具< ebit Note>)給客戶并請客戶確認( ebit Note>>上所列費用后回傳給我司。協議客戶不用再確認回傳相關費用

1.6.3由結算員將相關費用明細根據工作編號錄入到TPL結算系統。

1.6.4結算員在客戶確認費用后,開出發票,寄給發貨人,要求對方付款

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