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貨代隨著國際貿易和貨運體系的不斷完善，特別是銀行信用證、海關和商業保險體系對貨代運單的認可，使得貨代的地位逐漸提高。

貨代的主要功能：

沒有貨代時，承運人（如船公司、航空公司）要直接面對眾多的發貨人或收貨人，貨代的存在，能減輕承運人由于直接面對貨主而帶來的繁重工作，從而使得承運人能集中力量從事其核心業務-航運。同樣地，貨代的存在，由于其專業的知識，使得貨主不必再與每家承運人打交道，減輕了貨主的工作量。

貨代的主要業務，如為貨主（發貨人或收貨人）訂艙、取送貨、追蹤查詢貨物情況、代報關、代商檢、倉儲、包裝、繕制單證、分撥（Break Bulk）、配送等，大大減輕了貨主的業務難度。

貨代更象一個“經銷商”或“”“中間人”，具有大量、穩定貨源且一定資質的貨代，能夠取得承運人的代理權（成為Shipping Agent）。具有承運人代理權的貨代，一方面可以在其工作場所適用承運人的運單，另一方面能取得承運人較為優惠的運費價格。

貨代空運業務或海運集裝箱拼箱業務的貨代也像一個“批發商”。如空運運費的特點，是隨著貨量的增加，單位運費的費率會降低。因而，具有大量、穩定貨源的貨代，往往可以從承運人“批得”較優惠的艙位，再將艙位“零售”給小的貨代或直接賣給貨主。這也使得承運人擁有穩定的貨量和收入。

貨代對于承運人，貨代被相對地看作是貨主（發貨人或收貨人）；對于貨主，貨代被相對地看作是承運人。

貨代另外，還有一個特殊的情況，即所謂的“一級貨代”、“二級貨代”之分。這在航空貨代中尤為突出。“一代”是指那些合法注冊并取得承運人代理權的貨代。而“二代”的情況較為復雜，主要包括合法注冊但沒有取得承運人代理權的貨代、未經過合法注冊或注冊性質為經營其它業務卻從事貨代業務的企業、以及一些國外貨代在華的辦事處。“二代”總是有這樣或那樣的局限，如不能出具運單、貨運或貨代發票等。因此，在接洽業務時，最好搞清對方的性質。

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